Регламент уничтожения ПДн: образец документа 2026
Я — Олег Петухов, руковожу юридической компанией «ЛЕГАС». За 25 лет практики я не раз сталкивался с штрафами за несвоевременное уничтожение персональных данных (ПДн). Компании хранят данные дольше срока, забывают оформить акты — и получают санкции до 6 млн руб. по 152 ФЗ. В этой статье — готовый образец регламента и пошаговая инструкция, как его внедрить в 2026 году по 152 ФЗ и GDPR.
Когда нужно уничтожать ПДн?
По 152 ФЗ (ст. 5, 21) и GDPR (ст. 17) уничтожение требуется:
• по достижении цели обработки (например, договор расторгнут);
• при отзыве согласия субъекта;
• по требованию субъекта (право на забвение);
• после истечения срока хранения (обычно 5 лет с момента прекращения отношений);
• при выявлении неправомерной обработки.
Важно: срок хранения может быть установлен законом (налоговые, кадровые документы) или договором.
Как организовать уничтожение: пошаговая инструкция
1. Инвентаризация архивов: составьте перечень баз данных и документов с ПДн.
2. Определение сроков хранения: сверьтесь с законодательством и внутренними актами.
3. Создание комиссии: назначьте ответственных за проверку и уничтожение.
4. Подготовка акта: оформите документ с перечнем уничтоженных данных.
5. Выбор способа:
для бумажных носителей — шредирование, сжигание;
для электронных данных — перезапись, механическое повреждение носителя.
6. Фиксация факта: внесите запись в журнал учёта уничтожения ПДн.
Образец регламента уничтожения ПДн
1. Общие положения
• Цель документа: обеспечение защиты ПДн путём своевременного уничтожения.
• Нормативная база: 152 ФЗ, GDPR, внутренние политики компании.
2. Термины и определения
• ПДн, оператор, срок хранения, уничтожение, акт уничтожения.
3. Основания для уничтожения
• Перечень случаев (см. раздел «Когда нужно уничтожать ПДн»).
4. Порядок выявления данных к уничтожению
• График проверок (не реже 1 раза в год).
• Ответственные лица.
5. Способы уничтожения
• Для бумажных документов: шредирование (уровень P 4 и выше) или сжигание.
• Для электронных данных: перезапись (не менее 3 циклов) или физическое уничтожение носителя.
6. Оформление акта уничтожения
• Обязательные реквизиты: дата, состав комиссии, перечень данных, способ уничтожения.
• Форма — приложение № 1 к регламенту.
7. Фиксация в журнале учёта
• Номер акта, дата, тип данных, ответственный.
8. Ответственность
• Дисциплинарная и административная ответственность за нарушение регламента.
9. Хранение актов
• Срок — 3 года с даты уничтожения.
10. Заключительные положения
• Порядок внесения изменений в регламент.
• Дата вступления в силу.
Частые ошибки
• отсутствие графика проверок;
• уничтожение без акта;
• несоблюдение способов уничтожения (например, выбрасывание бумаг в мусор);
• хранение актов менее 3 лет.
Заключение
Регламент уничтожения ПДн — обязательный документ для оператора. Чтобы избежать штрафов и утечек:
1. Утвердите регламент приказом по организации.
2. Проведите инвентаризацию текущих архивов ПДн.
3. Назначьте комиссию по уничтожению и обучите сотрудников.
4. Регулярно проверяйте сроки хранения и уничтожайте данные по правилам.
5. Храните акты уничтожения не менее 3 лет.
Если вам нужна помощь в адаптации регламента под специфику вашей компании или аудите текущих процессов — команда «ЛЕГАС» готова помочь.
• Скачайте образец регламента уничтожения ПДн.
• Поделитесь статьёй с отделом ИБ, HR или юристом компании — это поможет избежать нарушений 152 ФЗ.
• Подпишитесь на legascom.ru — разбираем сложное просто: защита данных, соответствие GDPR, аудит информационной безопасности.
