Защита ПДн при печати: правила и контроль 2026
Я — Олег Петухов, руковожу юридической компанией «ЛЕГАС». За 25 лет практики я помог десяткам компаний выстроить защиту персональных данных. В 2026 году утечка через распечатанные документы — одна из главных угроз. В этой статье — только практика: как защитить ПДн при печати и избежать штрафов.
Почему печать документов с ПДн — это риск?
По ст. 19 152 ФЗ, оператор обязан защищать ПДн от несанкционированного доступа. Распечатанные документы легко:
• оставить без присмотра;
• выбросить в общий мусор;
• скопировать без ведома владельца.
На практике: в 2025 году Роскомнадзор оштрафовал банк на 300 000 руб. — сотрудник выбросил в урну выписку с данными клиентов.
Мой совет: относитесь к распечатанным ПДн так же серьёзно, как к электронным.
Какие документы с ПДн требуют особого контроля?
Обязательно контролируйте печать:
• выписок из ЕГРН;
• трудовых договоров и личных карточек (Т 2);
• медицинских карт и справок;
• банковских выписок и кредитных договоров;
• любых форм с ФИО, адресами, телефонами, СНИЛС, паспортами.
По приказу Роскомнадзора № 178, такие документы должны учитываться и уничтожаться по регламенту.
Как организовать безопасную печать?
Пошаговая инструкция:
1. Разделите принтеры: отдельные для ПДн и общих задач.
2. Включите аутентификацию: печать только после ввода пароля/карты.
3. Настройте логирование: кто, когда, что распечатал.
4. Разместите принтеры в контролируемых зонах (не в коридорах).
5. Установите правила: сотрудник забирает документ сразу.
6. Организуйте уничтожение: шредер или спецконтейнер.
Пример из практики: в госучреждении внедрили печать по карте — количество инцидентов снизилось на 70 %.
Кто отвечает за контроль?
По закону ответственность несёт оператор ПДн (компания), но внутри назначьте ответственных:
• за учёт распечаток (журнал);
• за уничтожение документов;
• за аудит принтеров и логов.
В трудовых договорах пропишите обязанность соблюдать правила работы с ПДн (ст. 86 ТК РФ).
Мой комментарий: лучше назначить одного координатора — так проще контролировать процесс.
Сколько хранится распечатанный документ с ПДн?
Срок зависит от типа документа:
• первичные документы бухучёта — 5 лет;
• трудовые договоры — 50 лет;
• медицинские карты — 25 лет.
После срока — обязательное уничтожение с актом.
Частые ошибки
Компании чаще всего:
• не ведут журнал учёта распечаток;
• оставляют принтеры без присмотра;
• выбрасывают документы в общий мусор;
• не обучают сотрудников правилам работы с ПДн.
Мой совет: проведите тренинг и раздайте памятки.
Как проверить систему защиты?
Перед проверкой Роскомнадзора проведите аудит по чек листу:
1. Принтеры с аутентификацией.
2. Журнал учёта распечаток ведётся.
3. Документы уничтожаются по регламенту (есть акты).
4. Сотрудники обучены (есть подтверждение).
5. Лог файлы печати хранятся 3 месяца.
6. Принтеры размещены в контролируемых зонах.
Пример из практики: компания прошла проверку без замечаний — заранее подготовила все журналы и акты уничтожения за год.
Заключение
В 2026 году защита ПДн при печати — обязательное требование. Чтобы избежать штрафов:
• разделите принтеры и включите аутентификацию;
• назначьте ответственных и ведите учёт;
• обучите сотрудников и установите правила уничтожения;
• регулярно проверяйте журналы и лог файлы;
• подготовьте акты уничтожения.
Сделайте это сейчас — чтобы защитить данные и репутацию компании.
Скачайте чек лист по защите ПДн при печати (от «ЛЕГАС»)
Поделитесь статьёй с ответственным за ИБ или кадровиком вашей компании
Подпишитесь на legascom.ru — разбираем сложное просто, помогаем бизнесу соблюдать закон и избегать штрафов
