Журнал инструктажа по ПДн: образец и правила 2026
Я - Олег Петухов, руковожу юридической компанией «ЛЕГАС». За 25 лет практики я помог десяткам компаний избежать штрафов за нарушения 152 ФЗ. Одна из частых ошибок - отсутствие журнала инструктажа по работе с ПДн или его неправильное ведение. В этой статье - готовый образец 2026 года и пошаговая инструкция по заполнению.
Зачем нужен журнал инструктажа по ПДн?
Журнал подтверждает, что сотрудники прошли обучение по работе с персональными данными. Это обязательное требование ст. 88 ТК РФ и 152 ФЗ. Без журнала компания рискует получить штраф:
• для ИП: до 50 000 руб.;
• для юрлиц: до 100 000 руб. (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ).
«Нет журнала инструктажа - штраф до 100 000 руб. по 152 ФЗ» - Олег Петухов, «ЛЕГАС»
Кто должен вести журнал?
Ответственный назначается приказом руководителя. Обычно это:
• специалист по ИБ;
• кадровик;
• юрист компании.
Мой совет: закрепите обязанности в должностной инструкции и издайте приказ - так вы распределите ответственность.
Как часто проводить инструктаж?
• Первичный - при приёме на работу.
• Повторный - раз в год (или чаще, если меняются законы).
• Внеплановый - при изменениях в 152 ФЗ или утечках данных.
Что должно быть в журнале?
Обязательные графы:
1. Дата инструктажа.
2. Ф. И. О. и должность инструктируемого.
3. Вид инструктажа (первичный, повторный, внеплановый).
4. Ф. И. О. и должность инструктора.
5. Подпись инструктируемого.
6. Подпись инструктора.
7. Примечание (опционально: тема инструктажа, ссылка на норматив).
Пошаговая инструкция заполнения
1. Оформите титульный лист: «Журнал учёта инструктажей по работе с персональными данными», укажите период ведения.
2. Пронумеруйте и прошейте страницы, заверьте печатью компании.
3. Заполняйте графы при каждом инструктаже.
4. Храните журнал 5 лет (срок исковой давности по КоАП РФ).
5. При проверке передайте инспектору Роскомнадзора - он проверит даты и подписи.
Образец журнала инструктажа по ПДн 2026
Титульный лист
Журнал учёта инструктажей по работе с персональными данными
Период ведения: с [дата] по [дата]
Организация: [название]
Ответственный: [Ф. И. О., должность]
Таблица (основная часть)
№ п/п Дата инструктажа Ф. И. О. инструктируемого Должность Вид инструктажа Ф. И. О. инструктора Подпись инструктируемого Подпись инструктора Примечание
1 15.04.2026 Иванов Пётр Сергеевич Менеджер по продажам Первичный Петров А. В. ___________ ___________ Ознакомление с политикой обработки ПДн
2 16.04.2026 Сидорова Анна Владимировна Бухгалтер Внеплановый Петров А. В. ___________ ___________ Изменения в 152 ФЗ с 01.04.2026
3 20.04.2026 Козлов Дмитрий Игоревич Системный администратор Повторный (ежегодный) Петров А. В. ___________ ___________ Правила доступа к базам данных с ПДн
Завершение журнала:
• После заполнения последней страницы укажите общее количество листов.
• Прошейте журнал прочной нитью.
• Выведите концы нити на оборотную сторону последнего листа, опломбируйте.
• На пломбе укажите количество листов, поставьте подпись ответственного и печать организации.
Какие ошибки чаще всего допускают при ведении журнала?
Из моей практики, вот главные промахи:
• Нет нумерации и прошивки. Без этого инспектор может посчитать журнал недействительным. Всегда нумеруйте и прошивайте.
• Пропущены графы. Например, нет подписи инструктора или вида инструктажа. Заполняйте все колонки.
• Не указаны даты. Без даты нельзя подтвердить факт инструктажа. Фиксируйте число, месяц, год.
• Смешение видов инструктажа. Не ведите один журнал для первичного и внепланового - лучше разделите или чётко маркируйте.
• Отсутствие приказа о назначении ответственного. Без приказа инспектор может оштрафовать руководителя. Издайте приказ до начала ведения журнала.
• Хранение менее 5 лет. Журнал - документ строгой отчётности. Храните его 5 лет (срок давности по КоАП РФ).
Мой совет: раз в квартал проводите внутреннюю проверку журнала - сверяйте подписи, даты, соответствие приказам.
Что делать, если журнал утерян или испорчен?
1. Составьте акт об утере (в свободной форме, с подписями комиссии).
2. Издайте приказ о восстановлении журнала.
3. Проведите внеплановый инструктаж всех сотрудников и зафиксируйте в новом журнале.
4. При проверке объясните ситуацию инспектору и предоставьте акт и приказ. Это смягчит санкции.
На практике: в 2025 году компания в Екатеринбурге избежала штрафа в 80 000 руб., восстановив журнал после затопления офиса. Ключевым аргументом стал акт о ЧП и новый журнал с инструктажами.
Дополнительные требования в 2026 году
• Электронные журналы. Допускается вести в цифровом виде (например, в Excel или CRM), но:
o обеспечьте защиту от несанкционированного доступа;
o используйте электронную подпись инструктора и инструктируемого;
o распечатывайте и прошивайте раз в год для архива.
• Для филиалов. Если у компании несколько офисов, ведите отдельный журнал в каждом или единый с указанием локации инструктажа в графе «Примечание».
Заключение
Правильно заполненный журнал инструктажа по ПДн - ваша защита от штрафов и утечек. Чтобы избежать проблем:
• назначьте приказом ответственного;
• нумеруйте, прошивайте и заверяйте журнал;
• заполняйте все графы без пропусков;
• проводите инструктажи вовремя (первичный, повторный, внеплановый);
• храните журнал 5 лет;
• при утере - восстанавливайте по алгоритму.
Сделайте первый шаг к безопасности - скачайте готовый образец журнала и проверьте текущий документ. Если нужна помощь с аудитом ИБ или составлением политики обработки ПДн, команда «ЛЕГАС» готова помочь.
• Скачайте образец журнала инструктажа по ПДн (2026)
• Поделитесь статьёй с HR отделом - пусть проверят документы!
• Подпишитесь на legascom.ru - разбираем ИБ и право просто и понятно
