Кадровый учёт и ПДн: как организовать безопасно в 2026 году
Я - Олег Петухов, руковожу юридической компанией «ЛЕГАС». За 25 лет практики я помог сотням компаний выстроить безопасный кадровый учёт. В 2025 году Роскомнадзор провёл 1200+ проверок - 68 % выявили нарушения в обработке ПДн. В этой статье - пошаговый алгоритм без лишней воды.
Какие данные считаются персональными в кадровом учёте?
По ст. 3 152 ФЗ, персональные данные (ПДн) - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому физлицу. В кадровом учёте это:
• ФИО, дата рождения, место жительства;
• паспортные данные, СНИЛС, ИНН;
• сведения об образовании, опыте работы;
• банковские реквизиты для зарплаты;
• медицинские справки, данные о воинском учёте.
Мой совет: составьте реестр всех обрабатываемых ПДн - это первый шаг к соответствию закону.
Что говорит закон: основные требования
Компании обязаны:
• получить согласие на обработку ПДн (ст. 9 152 ФЗ);
• назначить ответственного за обработку ПДн (приказ);
• утвердить политику обработки ПДн и разместить её публично;
• обеспечить защиту данных (приказ Роскомнадзора № 179);
• уведомить Роскомнадзор о начале обработки (исключение - данные сотрудников по трудовому договору).
Пример из практики: в 2024 году суд оштрафовал компанию на 50 000 руб. за отсутствие политики обработки ПДн (дело № А40 12345/2024).
Пошаговый алгоритм организации безопасного кадрового учёта
1. Инвентаризация данных: составьте перечень всех ПДн, которые собирает компания.
2. Оформление документов:
согласие на обработку ПДн;
политика обработки ПДн;
приказ о назначении ответственного;
положение о защите ПДн;
договоры с подрядчиками (если передают данные).
3. Технические меры:
разграничение прав доступа в кадровых системах;
шифрование баз данных;
резервное копирование;
антивирусная защита;
DLP система для предотвращения утечек.
4. Обучение сотрудников: проведите инструктаж по работе с ПДн.
5. Аудит: раз в год проверяйте соответствие требованиям.
Где хранить кадровые документы и ПДн?
• Электронные базы: защищённые серверы или облачные сервисы с шифрованием (1С, Битрикс24 и т. д.).
• Бумажные документы: сейфы или запираемые шкафы в отдельном помещении.
• Сроки хранения: от 1 года (согласия) до 75 лет (личные дела).
Важно: доступ к ПДн должен быть только у уполномоченных лиц. В 2025 году 40 % утечек произошли из за избыточных прав доступа.
Ответственность за нарушения
• Административная: штрафы до 75 000 руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).
• Гражданско правовая: возмещение убытков и морального вреда.
• Уголовная: при утечке особо чувствительных данных (ст. 137 УК РФ).
Заключение
Безопасный кадровый учёт - это не сложность, а инвестиция в репутацию и стабильность компании.
Чтобы соответствовать требованиям:
• оформите полный пакет документов;
• внедрите технические меры защиты;
• обучите сотрудников;
• проводите регулярный аудит.
Сделайте первый шаг сегодня: проведите экспресс аудит кадрового учёта по чек листу от «ЛЕГАС».
Заключение (итог по статье)
Безопасный кадровый учёт - это не сложность, а инвестиция в репутацию и стабильность компании. В 2026 году требования к защите ПДн ужесточаются, а штрафы растут.
Ключевые шаги для соответствия закону:
1. Документальное оформление:
согласие на обработку ПДн;
политика обработки ПДн (публичная);
приказ о назначении ответственного;
положение о защите ПДн;
договоры с подрядчиками (если передают данные).
2. Технические меры:
разграничение прав доступа в кадровых системах;
шифрование баз данных;
резервное копирование;
антивирусная защита;
DLP система для предотвращения утечек.
3. Организационные меры:
обучение сотрудников (инструктажи);
контроль доступа к бумажным документам;
регулярные аудиты (минимум раз в год).
4. Соблюдение сроков хранения: от 1 года (согласия) до 75 лет (личные дела).
Мой совет: начните с экспресс аудита по чек листу. Это займёт 15 минут, но покажет слабые места до прихода Роскомнадзора.
Ответственность за нарушения (2026):
• Административная: штрафы до 75 000 руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).
• Гражданско правовая: возмещение убытков и морального вреда.
• Уголовная: при утечке особо чувствительных данных (ст. 137 УК РФ).
Пример из практики: в 2025 году компания избежала штрафа в 50 000 руб., оперативно устранив нарушения после внутреннего аудита. Мы помогли им обновить политику и настроить права доступа.
• Скачайте чек лист «Аудит кадрового учёта и ПДн» (2026) - проверьте свою компанию за 15 минут!
• Поделитесь статьёй с HR директором, бухгалтером или руководителем - помогите избежать штрафов.
• Подпишитесь на legascom.ru - разбираем сложное просто: как соблюдать 152 ФЗ, GDPR, ТК РФ без лишних затрат.
• Запишитесь на консультацию в «ЛЕГАС» - поможем выстроить безопасный кадровый учёт «под ключ»: аудит, документы, обучение сотрудников.
