Виды и формы представления информации. Информационные ресурсы
В соответствии с законодательством вводится понятие информационных ресурсов. Информационные ресурсы предприятия, организации, учреждения, компании и других государственных и негосударственных структур включают в себя отдельные документы и отдельные массивы документов (дела), документы и комплексы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных электронно-информационных систем) на любых носителях, в том числе обеспечивающих работу вычислительной и организационной техники. Информационные ресурсы являются объектами отношений физических и юридических лиц между собой и с государством. В совокупности они составляют информационные ресурсы России и защищаются наравне с другими видами ресурсов. Обязательным условием для включения в информационные ресурсы является документирование информации.
Любая документированная информация имеет следующие реквизиты:
наименование документа;
гриф секретности или конфиденциальности (если таковые имеются);
регистрационный номер;
дату создания и регистрации;
автора и (или) исполнителя;
срок действия грифа секретности или конфиденциальности, если таковые имеются;
атрибуты учреждения.
Кроме того, в реквизитах могут указываться адреса рассылки (пользователей).
Документированная информация может быть представлена в виде справок, решений, приказов, распоряжений, заданий, отчетов, ведомостей, инструкций, комментариев, писем и записок, телеграмм, чеков, статей и др. Все эти виды документов могут отличаться по форме. Обычно в служебном и секретном делопроизводстве эти формы стандартизованы. В различных ведомствах они могут быть неодинаковыми. В информационных системах документированная информация представлена в виде файлов, папок, массивов, баз данных, программ.
Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.
В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.
Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.